Nouvelle construction

Systèmes efficaces de numérotation des travaux et de codes de coûts

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Aperçu

De nombreuses entreprises ont un système de séquençage des numéros de poste, mais avez-vous envisagé la possibilité de modifier la séquence de numéros afin de pouvoir obtenir des rapports pour un type particulier de projet ou de projets par an et les rapports d’information qui peuvent être générés?

Et vos codes de coûts sont-ils suffisants pour couvrir les détails que vous souhaitez voir dans vos rapports? Jetez-vous tous les déplacements et la vie liés au site dans un seul code, ou avez-vous les détails des hôtels par rapport au logement et aux repas par rapport à la vie?

Tous les logiciels ne sont pas suffisamment sophistiqués pour permettre des séquences de numéros de type de travail personnalisées; Mais même les systèmes logiciels de base de coût des travaux peuvent être adaptés pour permettre un système de numérotation avancé.

Plages de numéros de travail spécifiques

Les techniques de reporting avancées peuvent fournir une mine d’informations. La numérotation des tâches peut alléger le fardeau des rapports afin que les projets d’un type et / ou d’une année particuliers puissent être facilement retirés du logiciel. Des exemples de plages de nombres peuvent être basés sur les critères suivants:

Projet annuel récompensé

Travaux publics contre travaux privés

Commercial vs. Résidentiel

Construction vs. un service

Division (s) de la société

Si votre logiciel le permet, vous pouvez démarrer le numéro de travail avec l’année assignée, suivi du type de travail puis d’un numéro de série. La direction peut demander un rapport sur les revenus bruts de tous les projets d’amélioration des locataires commerciaux en 2013. Si vous avez une séquence de numéros, ce serait un rapport facile à obtenir, plutôt que de parcourir tous vos projets de 2013 et d’obtenir les chiffres ajoutés manuellement. les résultats.

Le fichier maître des coûts des tâches est une autre bonne source d’informations lorsque tous les champs sont remplis et qu’il existe une utilisation courante des champs personnalisés qui peuvent être utilisés pour récupérer des rapports.

Codes de coût – trop ou trop peu?

Nous voyons souvent des listes de codes de coûts qui s’étendent sur plusieurs pages. La plupart des logiciels de coût de la main-d’œuvre permettent l’utilisation d’un code de coût pour plusieurs catégories (main-d’œuvre, matériaux, main-d’œuvre directe, etc.).

Une bonne ressource à utiliser pour préparer une liste de codes de coûts est l’aperçu de l’appel d’offres et les fiches détaillées utilisées dans l’appel d’offres de projet. Celui-ci fournit les différentes étapes des travaux, les types de matériaux à installer associés à cette main-d’œuvre, les différents types d’équipements à louer, les catégories de sous-traitants et le détail des coûts directs de main-d’œuvre à engager.

Ces activités peuvent être «numérotées» pour créer une liste de codes de facturation. Si le logiciel permet l’utilisation d’un code dans plusieurs catégories, envisagez de ne pas dupliquer les descriptions, mais de trier les codes ensemble par «type» de travail effectué, équipement loué, coûts directs de main-d’œuvre, travail généralement externalisé, etc.

La cohérence de vos codes de coûts permet des rapports encore plus sophistiqués – la direction peut désormais demander tous les projets d’amélioration commerciale pour les locataires en 2013 et le coût total de la location de grues pour l’année pour ces projets spécifiques.

Pourquoi passer par ces étapes?

L’histoire est une excellente source d’informations pour prédire l’avenir. Les détails des coûts peuvent être analysés pour des types de travaux spécifiques lors de la préparation d’une offre pour un projet similaire. Les informations historiques peuvent être analysées pour les marges sur des types particuliers de projets ou une division de l’entreprise pour décider si un type particulier de travail est rentable ou non.

Si des champs sont disponibles dans le fichier maître des coûts des tâches, les rapports peuvent être récupérés non seulement par type et année, mais également par le chef de projet pour comparer les performances et les estimations par rapport aux résultats réels.

Conclusion

La cohérence est importante lors de l’élaboration d’un système de numérotation afin de maximiser les résultats des rapports. La direction doit déterminer les informations qu’elle souhaite voir et développer des numéros de poste et des codes de coûts qui non seulement permettent des rapports avancés pour eux-mêmes, mais fournissent également des informations utiles aux estimations, aux chefs de projet et à la comptabilité.

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