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Configurer un plan comptable fonctionnel pour votre entreprise dans QuickBooks

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Le suivi des ventes et des dépenses d’exploitation est l’une des fonctions les plus fondamentales de la gestion d’une entreprise prospère. Sans savoir combien d’argent votre entreprise gagne ou dépense, il est difficile de déterminer les performances et la rentabilité réelles. De nombreux entrepreneurs me disent qu’ils pensent gagner de l’argent, mais quand je leur demande à quel point ils sont généralement étonnés.

QuickBooks facilite le suivi des ventes et des dépenses, mais pour bien faire les choses, vous devez le configurer correctement dès le départ. L’installation commence par la liste Plan comptable. Il s’agit d’une liste de toutes les catégories financières du système comptable d’une entreprise. Un compte est une catégorie unique qui représente un type spécifique de transaction financière. Cette liste permet d’organiser les finances d’une entreprise, de préparer des rapports financiers et d’enregistrer diverses transactions telles que les dépenses, les ventes, les investissements, les achats d’actifs, les prêts, etc.

La chose la plus importante dans la conception d’un plan comptable efficace est de commencer par la fin. En d’autres termes, vous devez d’abord déterminer quelles informations sont pertinentes pour votre processus de prise de décision, puis déterminer le degré de détail que vous souhaitez que votre plan comptable soit. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de transport, il peut être pertinent de savoir ce que vous dépensez en essence, en stationnement et en péages. Étant donné que ces dépenses peuvent représenter une partie importante de votre production financière totale, de nombreuses entreprises de transport suivront spécifiquement ces dépenses individuellement. Cependant, si vous êtes une entreprise de design d’intérieur, la ventilation individuelle de ces dépenses de voiture / camion peut ne pas être pertinente ou significative. Les concepteurs enregistrent souvent toutes les dépenses liées à la voiture dans une catégorie générale appelée «Dépenses automobiles». Pour une entreprise de design d’intérieur, le niveau de détail des dépenses peut être plus important dans un autre domaine tel que: les achats des clients tels que l’art, le mobilier, le tissu, etc. ou en termes de dépenses liées au travail telles que: la reproduction de plans, les voyages ou les honoraires des sous-traitants. Par conséquent, l’identification du niveau de détail dont vous avez besoin est l’étape la plus importante dans la conception d’un plan comptable fonctionnel.

Avec QuickBooks, vous pouvez regrouper et organiser les dépenses dans un plan comptable standard en utilisant une catégorie principale et de nombreux sous-comptes. Les sous-comptes permettent aux utilisateurs d’obtenir des rapports granulaires avec un aperçu de la catégorie principale. Par exemple, la plupart des entreprises paient différents types de frais d’assurance. Avec QuickBooks, vous pouvez créer une catégorie principale appelée Assurance avec des sous-catégories de différents types, telles que: santé, responsabilité civile, automobile, etc. sous-catégorie individuelle. Ce niveau de reporting vous aidera à mieux comprendre votre entreprise et vous permettra de résoudre les problèmes plus rapidement, de développer des stratégies plus intelligentes et de prendre des décisions intelligentes plus rapidement.

Instructions étape par étape simples pour configurer votre plan comptable à l’aide du logiciel QuickBooks

Assurez-vous que votre logiciel QuickBooks est ouvert.

1. Choisissez Listes dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur Plan comptable

2. Cliquez sur le bouton Compte en bas à gauche et choisissez Nouveau. Cette commande est utilisée pour créer un nouveau compte

3. Lorsque la fenêtre Nouveau compte s’ouvre, spécifiez le type de catégorie auquel appartient le compte. QuickBooks utilise ces informations à des fins de rapport

4. Cliquez sur Continuer

5. Dans le champ Nom, saisissez le nom que vous attribuerez au compte. Par exemple: assurance, frais juridiques, frais de comptabilité, etc. Soyez bref et n’utilisez pas de noms de fournisseurs ou de clients tels que: Jon’s Automotive. Le nom de la catégorie est une description générale.

6. Si vous ajoutez un sous-compte à une catégorie principale, cochez la case Sous-compte. Si vous avez créé un compte appelé Utilitaires, vous pouvez maintenant créer des sous-comptes tels que: Électricité, Gaz, Eau, Recyclage, etc.

7. Dans la zone Description, expliquez brièvement l’objectif de ce compte

8. Continuez à saisir toutes les informations pertinentes sur votre banque dans les autres champs

9. Si vous savez à quelle ligne de déclaration de revenus appartient le nouveau compte, vous pouvez la sélectionner dans le menu déroulant Ligne de taxe. La plupart des gens laissent ce champ vide et vous pouvez le faire aussi. À moins que vous ne prévoyiez d’importer des données financières de QuickBooks dans un logiciel de déclaration de revenus compatible Intuit, vous n’avez pas besoin de définir les règles fiscales pour vos nouveaux comptes.

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